La gestion documentaire est un point clé de ce travail collaboratif quand on gère un projet en télétravail. Via un espace partagé (Microsoft Sharepoint, Google Drive, …), il est essentiel d'avoir une classification des dossiers qui sont accessibles en libre accès (si vous avez biensûr les droits). Fini l'éternel appel ou email pour te demander où se trouve le document et s'il s'agit de la bonne version. Cela permet d'avoir une organisation efficiente et centrée sur l'atteinte des objectifs du projet. La planification La planification est un enjeu majeur en gestion de projet. Au quotidien, il est important de gagner du temps dans la planification des réunions hebdomadaires. Chaque membre de l'équipe projet devrait rendre disponible son agenda en ligne. Chacun aura ainsi accès au calendrier des uns et des autres avant de proposer un créneau pour une réunion. Les outils les plus utilisés sont ceux liés à votre agenda (Microsoft Outlook ou Teams, Google Calendar, …). Vous partagez des créneaux disponibles (ex: Doodle).
En communication, la gestion de projet repose sur une organisation sans faille. Relation avec le client, respect des plannings et des devis, suivi des prestataires, coordination avec les équipes internes... le confinement actuel n'a rien changé aux méthodes appliquées par toutes les cheffes de projet de l'agence. Worklist et points hebdomadaires Parmi les cheffes de projet de l'agence, il y a Faustine, Perrine et Jessica. Elles suivent plusieurs clients et/ou plusieurs dossiers pour le même annonceur. Leurs journées reposent sur de nombreux échanges avec leurs clients, avec les équipes créatives ou PAO de l'agence, et sont jalonnées de points d'étapes et de contrôles. Il y a des urgences, des délais après lesquels on court, des worklist qui s'allongent ou se raccourcissent invariablement! Si les journées sont denses, elles sont aussi très structurées. Inoxia a mis en place depuis longtemps déjà une méthodologie aboutie de suivi de dossiers, comme l'explique Faustine Almeida, en charge notamment des campagnes et supports de communication créés pour l'AANA.
S'équiper du matériel « de base » pour faire du télétravail Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (article L1222-9 du Code du travail). La base pour se mettre au télétravail? Il est nécessaire de s'équiper à domicile avec du matériel permettant de bien télétravailler. Cela peut s'effectuer soit avec son propre matériel, soit avec le matériel mis à disposition par l'entreprise. Généralement un ordinateur (fixe ou portable) et un téléphone sont suffisants. La connexion internet de votre lieu de télétravail doit être suffisamment puissante pour pouvoir vous connecter aux logiciels habituels de travail et accéder au réseau de l'entreprise (la plupart du temps via un réseau sécurisé). S'équiper d'outils de communication pour faire du télétravail Tout l'enjeu du télétravail est de réussir à bien communiquer à distance.
Ce modèle permet par exemple de stocker sur un même emplacement les ressources telles que les logos, les vidéos ou encore les images nécessaires à toute l'équipe. Il est possible aussi de se connecter aux applications tierces et d'accéder en un clic à des fichiers en ligne sur des plateformes telles que Google Drive ou YouTube. 5. Gestion d'un planning de campagne Ce modèle est plus particulièrement dédié aux experts du marketing. Ils peuvent travailler plus facilement en équipe via le planning centralisé de leurs différentes campagnes. Il permet notamment de définir les plateformes où vont être déployées les campagnes: LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, etc. Il est possible d'attribuer des rôles pour chacun: responsable de campagne, rédacteur du contenu, concepteur etc. 6. Suivi des projets sous diagramme Gantt Besoin d'y voir plus clair? Choisissez le suivi de projets sous diagramme Gantt. Vous aurez une meilleure vision du déroulement des tâches à effectuer sur les semaines et mois à venir, avec classement par phase de projets.
propose donc de nombreux modèles prêts à l'emploi pour vous aider dans la mise en place de votre processus de travail, classés par secteurs et métiers. Très visuels, les modèles peuvent également être personnalisés pour répondre exactement à vos attentes, sans que vous n'ayez à coder. Votre équipe peut donc intégrer et prendre en main rapidement ce nouvel outil simple à utiliser. s'intègre à plus de 50 outils externes pour vous offrir une interface complète. Messageries, calendriers, tableurs, CRM, logiciels emailings, e-commerce… connectez tous vos outils à la plateforme pour tout gérer depuis votre interface. À lire aussi: Motivez votre équipe! La pyramide de Maslow appliquée au management Vous l'aurez compris, pour garder une équipe motivée et efficace, il est essentiel de bien communiquer et échanger sur les projets en cours. Pour cela, rien ne vaut un outil tel que qui centralise les informations liées au flux de travail de l'équipe! Rendez-vous sur le site de la solution pour découvrir toutes ses fonctionnalités.
"Chaque semaine, le vendredi matin, nous faisons un point avec ce client. Nous avons constitué une worklist commune avec eux, dans laquelle sont répertoriés les projets en cours avec toutes les tâches à venir ou à accomplir. Le jeudi soir, je leur envoie l'ordre du jour de la réunion, qu'ils peuvent modifier et qui nous sert de trame pour nos discussions. Puis le vendredi après-midi, j'écris et je diffuse un compte-rendu de notre échange. Tous les clients de l'agence sont suivis sur ce modèle. Chaque réunion donne lieu à un compte-rendu, qui formalise nos discussions. " En plus de la worklist partagée avec les clients, Faustine et ses collègues ont chacune leur propre liste de tâches, qu'elles mettent à jour quotidiennement. Sur ce document, elles visualisent par code couleur les éléments en attente, les formalités administratives à faire, les textes ou visuels à valider ou à recevoir de la part du client... et les délais bien sûr! Perrine Sénéchal fait partie de l'équipe de 5 personnes dédiée au client Galec.
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