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Vous pouvez: Segmenter les emails Les périodes de conservation peuvent – comme nous l'avons indiqué – largement varier. Par conséquent, stocker vos emails en fonction de la durée de conservation peut être une approche sage. Dans ce cas, tous les emails conservés pendant quatre ans sont stockés dans un espace de stockage configuré pour cette durée. Selon votre politique de conservation des emails, ils pourront être supprimés en toute sécurité après la date d'expiration prévue. Approprier la structure stratégique de conservation d'email Il est à présent temps d'écrire votre politique de conservation d'email. Dans la plupart des cas, une politique de conservation d'email devrait comprendre au moins: Le nom de la personne ou du service responsable de la politique de messagerie globale, Le champ d'application / couverture, L'objectif de la politique, Les procédures, Les responsabilités et les personnes concernées dans chaque département, Les conséquences (si la politique n'est pas suivie). Enfin, il est important de mentionner que tout plan de conservation d'email dépend fortement de l'environnement informatique utilisé.
Mais il reste à déterminer de combien il faudrait l'augmenter, ce qui n'est pas une question triviale. " L'ampleur de la revalorisation prévue par l'exécutif n'est pas encore connue. La rémunération, concède l'économiste, " n'est certes pas le seul facteur " explicatif de la diminution de l'attractivité de la fonction publique. Et de citer le " rôle important ", pour les agents publics, de l'organisation et de l'intérêt du travail, de la reconnaissance sociale de son utilité, des perspectives de carrière ou encore des zones géographiques d'affectation. " Il en est de même de la situation globale du marché du travail, marquée également par un renforcement des difficultés de recrutement dans le secteur privé à la fin des années 2010 ", poursuit François Ecalle. Néanmoins, ajoute-t-il, la faiblesse des salaires de départ dans la fonction publique, " qui résulte du gel du point (…) contribue certainement à réduire son attractivité ". Remédier aux biais des mesures catégorielles Au-delà de la problématique de l'attractivité, le dégel du point est nécessaire aux yeux de François Ecalle pour " toucher les agents qui n'ont pas bénéficié " des dernières mesures catégorielles, " surtout si leur poste est peu attractif ".
Que la société utilise un système hautement sophistiqué d'archivage ou de cartouches de sauvegarde, les processus pour garder les emails accessibles sont les mêmes. Il serait également une intéressant de considérer le problème d'une perte de données inattendue en raison d'un dysfonctionnement de la sauvegarde ou d'archivage. Par conséquent, la politique de conservation d'email devrait aller de pair avec un plan de reprise après sinistre à proprement dit, plan que chaque entreprise devrait déjà avoir en place. En cas de perte de données, le plan de reprise après sinistre spécifie toutes les mesures obligatoires à prendre (y compris obtenir de l'aide d'un spécialiste en récupération de données) pour récupérer des données. Si un tel plan n'est pas disponible, il est probable que, même à travers un plan de conservation d'email approprié mis en place et en cours d'exécution, que les emails nécessaires à des fins d'enquête ne sont pas accessibles et que d'importantes amendes devront être payées.
Malgré les nouveaux outils collaboratifs de communication qui combinent la messagerie unifiée, vidéo et/ou d'autres instruments de médias sociaux, les emails sont toujours numéro un, tant pour les particuliers que pour les entreprises. Selon le plus récent Rapport Statistique des Email (PDF) du Radicati Group, près de 113 milliards d'emails professionnels ont été envoyés en 2015 sur une seule journée dans le monde. Avec les utilisateurs privés (93 milliards d'emails), le chiffre total s'élève à 206 milliards d'email. Les entreprises comptent bien sûr sur le travail des serveurs de messagerie, mais ont des difficultés à faire face à la quantité, sans cesse croissante, des emails rentrants et sortants. En outre, les chercheurs de Radicati s'attendent à une hausse de 3% chaque année du nombre d'email professionnels, afin d'atteindre les 128 milliards d'email envoyé en 2019 dans le monde entier. Les entreprises ont d'autres problèmes que le traitement d'emails entrants et sortants: un nombre croissant d'email doit être stocké pendant de longues périodes en raison des lois et de la réglementation, tant au niveau national que international.
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