Différents documents sont prévus par la réglementation pour assurer la traçabilité de certaines informations en matière de prévention des risques professionnels. Ces informations ont des finalités diverses, notamment dans le cadre du suivi médical des travailleurs, du suivi des vérifications et contrôles effectués sur les équipements mis à leur disposition, ou des visites des organes de contrôle. Fiches d'exposition Pour certains risques, l' employeur est tenu de constituer des fiches qui permettront d'assurer la traçabilité des expositions des travailleurs. Ces fiches présentent un intérêt pour le travailleur et son employeur, mais également pour les services de santé au travail et les organes de contrôle. De manière générale, dès lors qu'une fiche d'exposition est réglementairement prévue, il convient de la transmettre au service de santé au travail afin que le médecin du travail puisse la faire figurer dans le dossier médical en santé au travail ( Recommandation de bonnes pratiques de la Haute Autorité de Santé (HAS) sur le Dossier médical en santé au travail de janvier 2009).
L'audit-trail trace de manière systématique toutes les opérations effectuées au sein du système: modification d'un en-tête de versement, création d'une archive, suppression d'un dossier d'archives physique ou électronique, … L'audit-trail propose un panel de différents critères (type d'opération, date, numéro d'archive concerné…) qui permettent de filtrer les opérations système recensées dans l'application et de rechercher avec précision les renseignements voulus. La traçabilité fournie par l'audit-trail concerne toutes les opérations de création, mise à jour ou de suppression. Plusieurs informations sont tracés Pour chaque opération, les informations suivantes sont tracées de manière systématique: l'utilisateur, les types et sous-types d'opération ainsi qu'un identifiant unique (versement, document électronique, document papier, demande, plan de classement, service, connexion…), la date à laquelle l'opération a été effectuée, ainsi que l'ensemble des informations modifiées par cette opération.
Si l'on s'attarde moins sur la traçabilité d'un document papier, c'est souvent parce qu'elle est induite par le contenu même du document. Une signature, une date, une annotation permettent à la fois de prouver que c'est un document original et de préciser l'auteur et l'origine du document. Pour le document électronique, la traçabilité devient plus complexe puisque si l'on se focalise uniquement sur le document, il n'existe aucun moyen de distinguer les différentes versions d'un document à l'autre. Il convient alors de mettre en place des indicateurs autour du document pour permettre de disposer de traces et donc de prouver l'intégrité d'un document. La traçabilité pour une meilleure productivité La traçabilité d'un document n'est pas uniquement faite pour s'affranchir des obligations légales en cas de contentieux ou de demande du juge. Tracer un document doit permettre d'imbriquer un certain nombre d'éléments autour de celui-ci pour permettre de suivre ou de reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création.
La traçabilité est parfois considérée comme une contrainte lourde et ennuyeuse. Il est vrai que, pendant longtemps, reposant sur une masse de formulaires et de fiches à remplir, elle était un véritable pensum pour les opérateurs, d'autant que bien des fois, lorsqu'on recherchait après coup une information, c'est justement celle-ci qui manquait, car la lourdeur du système faisait qu'il y avait des « trous » dans la raquette: soit parce que la fiche était égarée, soit parce qu'elle était mal remplie ou que, tout simplement, on n'arrivait pas à s'y retrouver dans des archives en fouillis. La numérisation a entraîné une révolution. Elle a permis que chaque appareil soit bardé de capteurs, d'étiquettes RFID et autres moyens de mesure qui envoient directement les paramètres sur le réseau d'information ou, lorsque le relevé reste manuel, saisi sur une tablette qui l'intègre directement au système d'information. Résultat: on passe souvent d'une pénurie d'informations à un trop-plein, voire à des « mass data » que des logiciels spécialisés doivent traiter.
Quels risques sont encourus par les entreprises? Dans les années 2000, à l'heure où l'outil informatique faisait ses débuts, la transmission des documents était simple. Un document était écrit sur papier, signé ou tamponné, mis sous pli puis expédié. Le destinataire décachetait ensuite l'enveloppe qui garantissait une certaine confidentialité et intégrité des informations. Sans pour autant être entièrement sécurisé, ce système rendait la fraude plus complexe. A l'heure actuelle, c'est devenu un jeu d'enfant de scanner ou imiter un logo, un papier entête, un tampon ou même de créer des fausses factures tout aussi convaincantes que les vraies et de les expédier par mail sous une fausse identité. Un email peut également en quelques clics être transmis, mis en copie cachée, intercepté et modifié. La sécurité des emails, leur traçabilité, l'intégrité de leur contenu ou encore de l'identité de l'émetteur sont ici enjeu. Pour y répondre, différents procédés de chiffrement et de signature électronique ont été mis en place.
Une codification du type de chrono facilite la définition de règles de gestion en fonction de l'origine ou du type de documents. L'identifiant n'est donné que lorsque le document a atteint un stade suffisant de définition (document écrit ou dessiné). Il peut être attribué en prévisionnel s'il n'y a aucune ambiguïté quant à la réalisation du document. Nota: à l'état prévisionnel, la définition d'un document est souvent insuffisante, le document peut encore être éclaté en plusieurs documents ou être supprimé. Ce même principe est appliqué pour l'attribution des « repères du fabricant » (numéro de modèle puis numéro de série) qui ne pourra se faire que lorsque le fournisseur aura été choisi et la fabrication lancée. L'identifiant idéal est celui qui ne comporte qu'une partie chronologique.
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