Pour une entreprise artisanale, on privilégiera le nombre de rendez-vous de prospection, les demandes de devis, les négociations de prix, le carnet de commande, la signature de contrats, la réalisation des chantiers, la facturation et l'encaissement des factures. Pour un commerce, il faut prévoir de suivre la gestion du stock, les achats, les ventes, l'évolution de la marge, la relation client et la fidélisation de ceux-ci, en liant le CRM au tableau de bord. Quelle forme adopter pour le tableau de bord? Un tableur Excel est le format idéal pour intégrer l'ensemble des données essentielles au suivi de votre activité. Il doit comporter chaque mois le chiffre d'affaires réalisé, les charges fixes (salaires, locaux, impôts et taxes, fournisseurs, dépenses de téléphone, d'électricité, d'informatique…) et les charges spécifiques liées à l'activité. Attention à ne pas surcharger son tableau de bord d'informations! Une douzaine d'indicateurs suffisent. Avoir à le remplir ne doit pas être trop chronophage et prendre le pas sur l'action commerciale ou la conduite des chantiers.
Dans sa définition la plus simple, un tableau de bord est avant tout un outil de gestion qui présente une synthèse des activités et des résultats d'une entreprise, en les répartissant en fonction des processus. Il s'articule sous la forme de différents indicateurs, qui assurent un certain contrôle des objectifs à atteindre, afin de prendre les décisions les plus cohérentes en fonction du contexte et la périodicité. Ainsi, un tableau de bord peut à la fois concerner la totalité de l'activité d'une entreprise, ou simplement un processus très défini. Tout se définit en fonction des besoins d'informations spécifiques de chaque entreprise, ces dernières construisant ainsi des tableaux de bord spécifiques et sur mesure, incluant les indicateurs qui leur semblent les plus pertinents en fonction de leur propre situation. Pourquoi utiliser un tableau de bord? Comme évoqué plus haut, un tableau de bord est un outil qui sert à accompagner et justifier les décisions importantes prises par une entreprise.
Le rapport de ces deux éléments correspond à l'indicateur en question. Si le taux de budget entamé divisé par le taux d'avancement technique est supérieur 1 (ou 100%) alors, il y a lieu de s'alerter. En effet, cet indicateur ayant comparé l'avancement financier et l'avancement technique. Dans la pratique, la valeur de cet indicateur doit toujours s'accompagner d'explication pour éviter des compréhensions erronée de la situation. Pour quelles solutions ai-je optée? Pour la mesure de la rentabilité: J'ai utilisé des mises en forme conditionnelles, et surtout j'ai classé par ordre décroissant les chantiers. Pour la mesure de la performance: J'ai utilisé bien sûr les Bullet graph de Stephen few: Pour le suivi budgétaire: J'ai opté pour un graphique en barre horizontale associé avec un graphique en nuage: « Le tout en un » donne: Si vous avez des questions ou des précisions, n'hésitez pas à me faire signe. un centre de formation en ligne pour apprendre à faire les tableaux de bord dans Excel!!
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